Der Verlauf eines Projektes zu den GDPdU ist in jedem Unternehmen im Prinzip gleich und lässt sich daher in mehreren Schritten schematisch darstellen.
Am Ende sollte immer ein ausführlicher Bericht vorliegen in dem die Ergebnisse des Projektes und die zukünftig geplanten Maßnahmen zur Erreichung der Gesetzeskonformität enthalten sind. Oft kann man auch schon nach einzelnen Teilschritten erstmals über Zwischenergebnisse sprechen um die Qualität des Projektverlaufes zu sichern.
Schematischer Ablauf:
Schritt 1: Ermittlung der steuerrelevanten Daten - Analyse von Prozessen und Daten bzw. Dokumenten, die in Finanz-, Anlagen-, Personalbuchhaltung und anderen Bereichen (Materialwirtschaft, Lagerverwaltung, Budgetierung und Planung, Auftrags- und Bestellwesen) existieren.
Ergebnis: Liste aller steuerrelevanten Daten, Prozessübersicht
Schritt 2: Ermittlung der betroffenen Systeme - im Mittelpunkt stehen hier die Fragen "Wo werden steuerrelevante Daten erstellt?" und "Wo werden die Daten verarbeitet?", hier spielen ERP-Systeme, Lohn- und Gehalts-Systeme, HR-Module, Filesysteme, E-Mail-Systeme und Büroanwendungen, die Hardwarelandschaft und gegebenenfalls auch die Web-Sites des Unternehmens die Hauptrolle.
Ergebnis: Überblick über alle steuerrelevanten Daten und Systeme
Schritt 3: Prüfung der vorgeschriebenen Zugriffsarten
Ergebnis: Überblick über Zugriffsmöglichkeiten, die die Finanzverwaltung im Falle einer Außenprüfung auf die steuerrelevanten Daten hätte
Schritt 4: Ergebnis - Zusammenfassung der analysierten Bereiche, Auswertung hinsichtlich Konformität und Formulierung von Handlungsempfehlungen
Ergebnis: Entscheidungsvorlage für weitere Projekte, z.B. Einführung eines geeigneten Archivsystems
