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Verfahrensdokumentation
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Durch die Neuregelung des Datenzugriffes und den Anforderungen aus den GDPdU und GoBS ist eine Verfahrensdokumentation vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Dieses Dokument wird im Falle einer Außenprüfung vom Prüfer oft schon zur Vorbereitung verlangt und sollte deshalb umfassend erarbeitet und aktualisiert werden.
Damit ist eine Verfahrensdokumentation Voraussetzung für die Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und muss aussagefähige Erläuterungen zum gesamten Verfahren der Rechnungslegung enthalten.
Der Umfang der Dokumentation ist im Einzelfall festzulegen, da er sich nach den Details richtet, die zum Verständnis der Buchführung erforderlich sind. Folgende Kriterien müssen durch die Verfahrensdokumentation erfüllt sein:
Der Ablauf der DV-Buchführung muss dokumentiert werden. In der Verfahrensdokumentation sind sowohl aktuelle wie auch historische Verfahrensinhalte verständlich und nachvollziehbar zu beschreiben.
Durch eine aussagekräftige Dokumentation muss der Zusammenhang zwischen einer Buchung bzw. DV-Verarbeitung und dem zu Grunde liegenden Geschäftsvorfall erkennbar sein. Die ordnungsgemäße Anwendung der Verfahrensdokumentation muss nachgewiesen werden.
Der Steuerpflichtige bzw. Buchführungspflichtige muss durch Hinzuziehung der Verfahrensdokumentation die Erfüllung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sicherstellen. Außerdem muss er in angemessener Zeit einem sachverständigen Dritten einen sicheren, eindeutigen und verständlichen Nachweis über die Geschäftsvorfälle und die Verarbeitung der dazugehörigen Daten erbringen.
In allen Bereichen muss der Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems (IKS) erkennbar sein.
Über die ordnungsgemäße Anwendung des entsprechenden Verfahrens zu Beleg-, Journal- und Kontenfunktion ist ein Beleg zu erbringen. Es müssen außerdem die in jedem Verfahren vorgesehenen Kontrollen nachgewiesen werden. Das kann z.B. durch Programmprotokolle als Bestandteil der Verfahrensdokumentation geschehen.
Das interne Kontrollsystem (IKS) muss Bestandteil der Verfahrensdokumentation sein, die vom Buchführungspflichtigen im Fall einer Außenprüfung vorgelegt werden muss damit eine ordnungsgemäße Buchführung bestätigt werden kann.
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